Laborbuch — Benutzerhandbuch
Anmeldung, Dashboard, Einträge Feld für Feld, Limits, Commits, Berichte und Wochenabschlüsse.
Handbuch für die tägliche Arbeit in Laborbuch — für alle, die Aufzeichnungen führen. Die Systemkonfiguration beschreibt das separate Administrator-Handbuch.
Anmeldung
Öffnen Sie die Adresse Ihrer Instanz und dann das Journal (/dashboard/). Das Anmeldeformular hat drei Felder: Benutzer, Passwort und Einmalcode (2FA).
- Wenn der Administrator für Sie kein 2FA aktiviert hat — Codefeld leer lassen.
- 2FA per App oder Hardware-Karte: aktuellen 6-stelligen Code eintragen.
- 2FA per E-Mail: Login und Passwort eingeben, Code per E-Mail senden klicken, den erhaltenen Code eintragen und anmelden.
- Nach 5 Fehlversuchen wird das Konto für 15 Minuten gesperrt — Schutz vor Passwort-Raten, kein Defekt.
Dashboard — was Sie nach der Anmeldung sehen
- Ihre Woche — Summe Ihrer FuE-Stunden der laufenden Woche gegenüber dem 40-h-Limit (persönlich, alle Projekte zusammen).
- Team — Woche — FuE-Stunden aller Autoren.
- Nicht abgeschlossene Wochen — Wochen mit Einträgen, die auf Abschluss und Zeitstempel warten.
- 12-Wochen-Diagramm — Ihre FuE-Stunden (ohne Einträge „außerhalb FuE”); die gestrichelte Linie ist das 40-h-Limit.
- Unten: Projekt-Commits (mit Commits aktualisieren), letzte Commits, letzte Einträge des Teams und Wochenabschlüsse.
Neuer Eintrag — Feld für Feld
| Feld | Was eintragen |
|---|---|
| Projekt | Projekt der Arbeit (sichtbar sind nur Ihre Projekte) |
| Vorhaben | Vorhabens-Code aus dem BSFZ-Antrag (z. B. B5) — kennt die FuE-Leitung |
| Arbeitsdatum | Tag der Arbeit (nicht der Tag der Eintragung) |
| Stunden | Arbeitszeit, z. B. 2 oder 2.5 |
| Von / Bis | Optionaler Zeitraum — erhöht die Glaubwürdigkeit |
| ohne Computer | Ankreuzen bei Konzept-/Papierarbeit — ein ausgeschalteter Rechner widerlegt dann nichts |
| außerhalb FuE (Kontinuität/Routine) | Ankreuzen, wenn die Arbeit NICHT forschend ist (Wartung, Routine) — der Eintrag dokumentiert Kontinuität, zählt aber nicht zu FuE-Summen, 40-h-Limit oder Berichten |
| Tätigkeit (FuE-Kern) | Was konkret getan wurde — diesen Satz liest später der Prüfer; sachlich formulieren |
| Ergebnis / Notiz | Den Block mit einem Ergebnissatz abschließen: Entscheidung, verworfene Alternative, Schlussfolgerung |
| Commits (Beweisanker) | Commits der Arbeit ankreuzen — die Liste filtert sich nach Projektwahl; noch unbeschriebene Commits sind mit „ohne Eintrag” markiert |
| Beweisdateien | Scans, Gerätedrucke, Fotos, Messdaten; im Hash-only-Modus wird die Datei nicht gesendet — der Browser berechnet nur den SHA-256-Fingerabdruck |
Eintrag speichern klicken. Der Eintrag erscheint sofort unter „Letzte Einträge”.
Regeln, die das System durchsetzt
- Max. 40 FuE-Stunden pro Woche und Person (alle Projekte zusammen) und max. 20 Stunden pro Tag — Einträge darüber werden mit Meldung abgelehnt.
- Null-Stunden-Einträge sind unzulässig; negative Stunden nur als Storno (siehe unten).
- Nach dem Wochenabschluss ist der Eintrag unwiderruflich gesperrt (🔒 im Status) — weder änderbar noch löschbar. Das ist die Grundlage des Beweiswerts.
Fehler im Eintrag — was tun
- Woche noch offen: dem Administrator melden — er kann den Eintrag im Adminbereich korrigieren.
- Woche bereits abgeschlossen: einziger Weg ist das Storno — ein neuer Eintrag mit negativen Stunden und Verweis auf den korrigierten (macht der Administrator). Das Original bleibt erhalten; genau so arbeitet die Buchhaltung, und genau das erwartet der Prüfer.
Commits — Herkunft und Zweck
Commits der Projekt-Repositories werden alle 15 Minuten automatisch geholt (Commits aktualisieren erzwingt es sofort). Ein mit einem Eintrag verknüpfter Commit wird zum Beweisanker. Die Commit-Tabelle hat die Spalte Eintrag: ✓ heißt „beschrieben”, hervorgehobenes ohne Eintrag ist Ihre To-do-Liste. Auch Routine-Commits beschreiben — mit angekreuztem „außerhalb FuE”.
Berichte
Menü: Prüferbericht (Stundenaufzeichnung — Einträge wochenweise, mit Abschlussstatus) und BSFZ-Grundlage (Tätigkeiten nach Projekt und Vorhaben).
- Filter: Projekt, Zeitraum, Reihenfolge und Sprache der Einträge —
Polnisch (Original),Deutsch (Übersetzungen),Englisch (Übersetzungen). Übersetzungen erstellt der Administrator; Einträge ohne Übersetzung erscheinen im Original. - PDF herunterladen — Druck-/Versandfassung; CSV herunterladen — Daten für Excel (öffnet direkt in Spalten).
- Stunden von Kolleginnen und Kollegen aus Projekten mit reinem Einsichtsrecht sind maskiert („—”) — auch in Exporten.
Wochenabschlüsse
Die Woche schließt der Administrator ab. Der Abschluss berechnet den kryptographischen Fingerabdruck (SHA-256) aller Einträge und stempelt ihn über zwei unabhängige Kanäle. Ab dann tragen die Einträge 🔒, die Tabelle Wochenabschlüsse zeigt Status und Fingerabdruck. Für Sie heißt das: zeitnah eintragen — nach dem Abschluss lässt sich nichts mehr ergänzen.