Laborbuch — Aufbewahrung und Unveränderbarkeit nach GoBD
Aufbewahrungsfristen, Unveränderbarkeit und Betreiberpflichten nach GoBD/AO.
Produkt: Laborbuch — elektronische FuE-Stundenaufzeichnung (FZulG/BSFZ) Anbieter: Advena Partners, inh.Adam Koch, Weißensteinstr. 44, 58093 Hagen Dokument: Erklärung zur Aufbewahrung, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit · Version 1.0 · Stand: 17.07.2026
Dieses Dokument unterstützt den Betreiber bei der Erstellung seiner Verfahrensdokumentation nach GoBD. Es beschreibt, wie Laborbuch die softwareseitigen Anforderungen erfüllt, und benennt die verbleibenden Pflichten des Betreibers. Keine Steuer- oder Rechtsberatung.
1. Einordnung
FuE-Stundenaufzeichnungen, die zur Begründung der Forschungszulage (FZulG) dienen, sind steuerlich relevante Unterlagen. Für sie gelten die Aufbewahrungspflichten des § 147 AO sowie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).
Empfohlene Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO), unbeschadet laufender Festsetzungs- oder Prüfverfahren, die die Frist verlängern können.
2. Unveränderbarkeit (GoBD, Rz. 58 ff.)
| Anforderung | Umsetzung in Laborbuch |
|---|---|
| Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen oder erkennbar sein | Append-only-Journal: Nach dem Wochenabschluss sind Einträge auf Datenmodell-Ebene unveränderlich und unlöschbar |
| Korrekturen müssen den ursprünglichen Inhalt erkennen lassen | Korrektur ausschließlich als Storno-Eintrag mit Verweis auf den korrigierten Eintrag; das Original bleibt erhalten |
| Erfassungszeitpunkt muss nachvollziehbar sein | Getrennte Felder für Arbeitsdatum und Erfassungszeitpunkt; gekennzeichnete Regime „zeitnah” vs. „Rekonstruktion” |
| Manipulationen müssen erkennbar sein | Wochenabschluss: kanonisches JSON → SHA-256 → doppelte, unabhängige Zeitstempelung (BeatTime: Ed25519/Merkle; OpenTimestamps: Bitcoin-Verankerung). Beweisdateien gehen mit ihrem SHA-256 in das gestempelte JSON ein |
Die Zeitstempelnachweise sind unabhängig von der Software verifizierbar (BeatTime-Belege, OTS-Dateien, öffentliche Bitcoin-Blockchain). Der Nachweis der Unveränderbarkeit übersteht damit auch einen Wechsel oder Verlust des Systems.
3. Nachvollziehbarkeit und Protokollierung
- Jeder Eintrag trägt Autor, Projekt/Vorhaben, Arbeitsdatum, Erfassungsregime und optionale Beweisanker (Commits, Dateien bzw. deren Hashes).
- Explizite Abgrenzung FuE vs. Routine je Eintrag (keine stille Vermischung).
- Lesezugriffe auf Berichte und Beweisdateien werden in einem append-only-Protokoll festgehalten.
- Plausibilitätsregeln (max. 40 FuE-h/Woche, max. 20 h/Tag, keine Null-Einträge) werden systemseitig erzwungen.
4. Lesbarkeit und Auswertbarkeit (§ 147 Abs. 2 AO)
- Berichte (Stundenaufzeichnung, BSFZ-Basis) sind jederzeit als HTML, PDF und CSV (maschinell auswertbar, Z3-geeignet) exportierbar.
- Nach Ablauf einer Lizenz ist ein Read-only-Betrieb mit vollständiger Exportmöglichkeit vorgesehen (geplant) — die Lesbarkeit der Aufzeichnungen ist nicht an eine aktive Lizenz gebunden; Nachweisdaten werden niemals eingeschlossen.
5. Pflichten des Betreibers
Softwareseitige Maßnahmen ersetzen nicht die betreiberseitige Ordnungsmäßigkeit:
- Datensicherung: regelmäßige, verschlüsselte Backups der Datenbank und der Beweisdateien über die gesamte Aufbewahrungsfrist; dokumentierte Wiederherstellungstests.
- Schlüsselverwahrung: Der Dateiverschlüsselungs-Schlüssel (AES-256-GCM) ist über die gesamte Aufbewahrungsfrist redundant und sicher zu verwahren — sein Verlust macht verschlüsselte Beweisdateien unlesbar (die gestempelten Hashes bleiben verifizierbar).
- Hash-only-Modus: Bei Nutzung des Hash-only-Modus liegt die Aufbewahrung der Originaldateien beim Betreiber; der Nachweiswert setzt die Vorlage des unveränderten Originals voraus.
- Verfahrensdokumentation: Dieses Dokument, die TOM (
TOM.de.md) und die betrieblichen Abläufe (Wochenabschluss-Rhythmus, Benutzerverwaltung, Backup-Plan) sind als Verfahrensdokumentation zusammenzuführen und aktuell zu halten. - Löschkonzept: Personenbezogene Daten sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen zu löschen; vor Fristablauf hat die Aufbewahrungspflicht Vorrang vor Löschbegehren (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO).
Änderungshistorie: v1.0 (17.07.2026) — Erstfassung.